Onboarding

Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät | Onboarding

Onboarding

1. Zugänge beantragen

SAP-Account beantragen

Sie benötigen einen SAP-Account, um z. B. das Budget von Projekten zu überwachen oder Dienstreisen zu beantragen.

Die Beantragung/Änderung der SAP-Rolle erfolgt für die Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät (und für das CSMB) über ein Online-Formular (HU-Table).

Hinweis: SAP-Onboarding (Anmeldung zur Schulung über die Berufliche Weiterbildung) ist bei einem Neuantrag immer nachzuweisen

Nähere Informationen auch zu möglichen Rollen

Sichrechte für Haushalts-PSP-Elemente

Bei Haushaltskonten (S1-PSP) beantragen Sie über das Online-Formular die Rolle "Kostenkontrolle in SAP". Parallel müssen Sie aber auch noch für das konkrete PSP-Element die Leserechte beantragen, dies erfolgt noch analog über das hier hinterlegte Formular.

Die Einrichtung von Sichtrichten für DM-Projekte erfolgt automatisch durch das SZF, sofern Sie Rechte als Projektleitung und/oder G1 in dem Projekt innehaben.

Eintragung ins HU-Adressbuch (ZIS)

Zur Aufnahme im HU-Adressbuch (ZIS - Zentrales Inforamtionssystem) bitte die Einverständniserklärung mithilfe des Online-Formulars abgeben.

2. Systeme einrichten

Intranet und wichtige Workspaces (Seiten innerhalb des Intranets)

Intranet als Informationsquelle (wichtige Workspaces zu spezifischen Themen mit Informationen, rechtlichen Grundlagen, Formularen, Schulungsunterlagen, etc., Neuigkeiten aus der gesamten HU) für Beschäftigte. Link zum Intranet

Hinweis: Der Zugang erfolgt über den HU-Account.

Wichtige Workspaces:

- SAP Workspace

- Mobilität und Reisen (Dienstreisen)

- Employee Self Service (ESS) für z. B. Gehaltsnachweise

- Services für Forschende (SZF)

- Tarifbeschäftigte - Studentische Beschäftigte - Auszubildende

- Bewerbung & Einstellung

- Buchhaltung und Steuern

ESS - Serviceportal für Gehaltsabrechnungen, Persönliche Daten und Dienstreisen

Der Employee Self Service (ESS) ist das digitale Serviceportal der Humboldt-Universität. Hier können Mitarbeitende ihre Entgeltnachweise abrufen sowie persönliche Daten verwalten und weitere personalbezogene Services nutzen. An der MNF (als Pilotfakultät) werden zudem die Dienstreisen für HU-interne Mitarbeitende über das Integrierte Tool FI-TV beantragt.

Zugriff zum ESS erfolgt über Zwei-Faktor-Authentifizierung mit HU-Account und TAN

Weitere Infos und Hinweise zur Anmeldung im Intranet und auf der HU-Webseite.

ZIS-Eintrag (Internes Telefonbuch der HU)

Link zum ZIS - Zentrales Informationssystem zu Personen und Einrichtungen. Mithilfe von LDAP können z. B. E-Mailadressen, die im ZIS hinterlegt sind, auch ins E-Mailprogramm/E-Mailadressbuch übernommen werden.

HU-Box (ähnlich einer Dropbox aber HU gehostet)

HU interner Datenspeicher zur Ablage und für den Austausch von Dateien. Der Zugang ist über verschiedene Endgeräte möglich.

Link zur HU-Box

3. Arbeitszeit / Urlaub und Freistellung

Arbeitszeiterfassung/Gleitzeitregelung

Link zum Intranet - Zeiterfassungsbogen

Mobiles Arbeiten

Grundsätzliches:

Mobiles Arbeiten ist freiwillig – es besteht keine Pflicht dazu aber auch kein Rechtsanspruch darauf.
Arbeiten ist von zu Hause oder einem anderen Ort in Deutschland möglich.
Voraussetzung ist ein Antrag und die Genehmigung durch die/den Vorgesetzte:n.
Welche Aufgaben mobil erledigt werden können, wird gemeinsam mit der/dem Vorgesetzten festgelegt.
Die/Der Vorgesetzte kann aus dienstlichen Gründen Präsenz verlangen.
Für Verwaltungsbereiche wird eine Präsenz von etwa 60 % der Arbeitszeit (ca. 3 Tage pro Woche) empfohlen. Je nach Bereich können jedoch abweichende Regelungen gelten.

Voraussetzungen

Die Tätigkeit muss sich für mobiles Arbeiten eignen (z. B. keine zwingende Anwesenheit oder analoge Unterlagen erforderlich).
Datenschutz und Informationssicherheit müssen jederzeit gewährleistet sein.
Beschäftigte sollen selbstständig und eigenverantwortlich arbeiten können.

Arbeitszeit

Es gelten die üblichen Arbeitszeitregelungen der HU.
Während der Kernarbeitszeit muss man grundsätzlich erreichbar sein (sofern nichts anderes vereinbart wurde).
Überstunden sind nur nach vorheriger Anordnung zulässig.
Bei technischen Problemen ist die/der Vorgesetzte sofort zu informieren; ggf. muss in der Dienststelle weitergearbeitet werden.

Arbeitsmittel

Nach Möglichkeit sind dienstliche Geräte zu nutzen.
Private Geräte dürfen nur verwendet werden, wenn sie mit der/dem Vorgesetzten abgestimmt sind und die Datenschutzanforderungen erfüllen.
Es besteht kein Anspruch auf dienstliche Ausstattung.
Private Kosten (Strom, Internet, Telefon etc.) werden nicht erstattet.

Arbeits- und Gesundheitsschutz

Auch beim mobilen Arbeiten gelten die Regeln zum Arbeits- und Gesundheitsschutz.
Ist ein sicheres Arbeiten am mobilen Arbeitsplatz nicht möglich, muss die Arbeit in der Dienststelle erfolgen.

Weitere Informationen sowie die Dienstvereinbarung zum Mobilen Arbeiten sind im Intranet zu finden.

Nebentätigkeit

Nebentätigkeiten sind für HU-Tarifbeschäftigte grundsätzlich genehmigungsfrei.
Entgeltliche oder geldwerte Nebentätigkeiten müssen spätestens 3 Wochen vor Beginn schriftlich der Personalstelle angezeigt werden. (Anzeigepflicht)
Nebentätigkeiten kann untersagt oder mit Auflagen versehen werden, wenn sie arbeitsvertragliche Pflichten oder berechtigte Interessen beeinträchtigen.
Haupt- und Nebentätigkeit dürfen zusammen maximal 48 Stunden pro Woche umfassen.
Nebentätigkeiten dürfen grundsätzlich nur außerhalb der regulären Arbeitszeit ausgeübt werden.
Erholungsurlaub darf nicht für die Ausübung einer Nebentätigkeit genutzt werden.
Beide Arbeitgeber müssen über die jeweils andere Beschäftigung informiert werden

Weitere Informationen

Urlaub und Freistellung

Informationen im Intranet und auf der Webseite der Fakultät

4. Arbeitsunfähigkeit & Unfallmeldung

Krank-/Gesundmeldung

Krankmeldung unverzüglich an Vorgesetzte und zuständiges Sekretariat
- Wann wurde die Arbeitsunfähigkeit (AU) ärztlich festgestellt
- Welche Dauer der AU wurde festgesetzt
- Übermittlung der Personalnummer
Gesundmeldung nach Ende der Arbeitsunfähigkeit unverzüglich an Vorgesetzte und Sekretariat.

Fortdauer der Erkrankung

unverzügliche Meldung erforderlich; am Tag der Folgekrankschreibung erneute Mitteilung an die Zuständigen (Vorgesetzte und zuständiges Sekretariat)
3 Tage ohne Krankenschein: Wird die Erkrankung verlängert, muss die AU rückwirkend ab dem 1. Krankheitstag ausgestellt werden.
Beispiel: Mo–Mi ohne Schein krank, ab Do weiterhin krank → AU muss ab Montag gelten.

Krankheit im Urlaub oder an Gleittagen

• Sofort ärztliche Bescheinigung einreichen.
• Nur dann bleiben Urlaubstage bzw. Gleittage erhalten und es gilt die Lohnfortzahlung bei Krankheit
• Die Regel „3 Tage ohne Schein“ gilt hier nicht.

Weitere Informationen Rund um das Thema Arbeitsunfähigkeit, Kind krank und Unfallmeldung im Intranet und auf der unserer Webseite.

5. Weiterbildungen/Schulungen

Berufliche Weiterbildung

Für die Berufliche Weiterbildung an der HU ist das Referat für Personalentwicklung zuständig. Das Referat stellt ein Online-Portal zu Verfügung über das sämtliche Kurse der HU, aber auch externe Weiterbildungsangebote einsehbar und buchbar sind: Bwb-online https://bwb.hu-berlin.de/

Kurse für neue Mitarbeitende:

https://bwb.hu-berlin.de/index.php?main=lehrgangsuebersicht_new&navi=lehrgangsuebersicht_new&work_state=default&ueid=7&ueebene=1#Ueberschrift7

Rechtsweiterbildungen (z.B. Haushaltsrecht, Vergaberecht, Verwaltungsrecht, Personalwesen)

https://bwb.hu-berlin.de/index.php?main=lehrgangsuebersicht_new&navi=lehrgangsuebersicht_new&work_state=default&ueid=8&ueebene=1#Ueberschrift8

IT-Kurse (inkl. SAP - Pflichtkurse)

https://bwb.hu-berlin.de/index.php?main=lehrgangsuebersicht_new&navi=lehrgangsuebersicht_new&work_state=default&ueid=17&ueebene=1#Ueberschrift17