Humboldt-Universität zu Berlin - Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät

Erstattung Barauslagen

Allgemeines

 

Auslagenerstattungen sind Erstattungen von für den Dienstgebrauch verauslagten Geldern. Grundsätzlich besteht kein Anspruch auf die Erstattung privat verauslagter Gelder, es sei denn der Vorgang wurde im Vorfeld dokumentiert und eine Festlegung (manuelle Mittelbindung) ist in SAP erfolgt. Auch bei Auslagenerstattungen ist das Vergaberecht einzuhalten (i. d. R. formloser Preisvergleich).

 

Verfahren:
  • Ausschließlich Dienstkräfte der HU Berlin, die sich in einem Angestellten- oder Beamtenverhältnis befinden (HL, WiMi, MTSV, SHK), können Auslagenerstattungen beantragen (keine HU-Externen, keine Studierenden usw.).
  • Auslagenerstattungen sind im Vorfeld mit dem/r zuständigen Anordnungsbefugten (Sachbearbeitung Haushalt/Personal der Fakultät bzw. SZF-Sachbearbeitung des Projekts) zu klären und schriftlich zu dokumentieren (E-Mail). Diese schriftliche Anmeldung ist dann später als Dokument mit einzureichen.
  • Auslagenerstattungen sind nur dann genehmigungsfähig, wenn der ordentliche Beschaffungsweg, d. h. Beschaffungen durch bzw. nach Genehmigung durch dazu befugte Personen (Sachbearbeitung Haushalt/Personal der Fakultät bzw. SZF-Sachbearbeitung des Projekts) ausgeschlossen ist.
  • Anträge unter 10 EUR sowie über 150 EUR werden nicht bearbeitet. In Einzelfällen können Ausnahmen von den zuständigen Anordnungsbefugten bei den unten aufgeführten Notbeschaffungen/Standardfällen zugelassen werden. Wird die Wertgrenze von 10 EUR unterschritten, können Belege gesammelt werden, bis dieser Betrag erreicht ist.
  • Auslagenerstattungen sind innerhalb von 6 Monaten ab Zahldatum zur Erstattung einzureichen. Danach erfolgt keine Erstattung mehr.
    • Einzige Ausnahme besteht bei der Sammlung von Belegen unter 10 Euro. Diese können bis zum Ende des auf die erste Zahlung folgenden Haushaltsjahres eingereicht werden.
  • Erstattungen von Auslagen gehen auf das im persönlichen Personalstammsatz für die Gehaltszahlung hinterlegte Bankkonto.

 

Notbeschaffungen/Standardfälle

In manchen Fällen entspricht es dem üblichen Geschäftsverkehr, dass der/die Beschäftigte Zahlungen direkt vornehmen muss, oder auf Grund der Dringlichkeit oder besonderer Umstände eine Abstimmung im Vorfeld nicht möglich ist. Dies sind:

  • Notbeschaffung wg. Havarien (umgehende Ersatzteilbeschaffung zur Verhinderung von Folgeschäden an Geräten/Infrastruktur)
  • Teilnahmegebühren für Konferenzen/Tagungen - Mit der Einführung der SAP Reisekostenabrechnung werden mit Dienstreisen in Zusammenhang stehende Teilnahmegebühren nur noch über die Dienstreiseabrechnung bezahlt
  • Mitgliedsbeiträge bei persönlichen Mitgliedschaften - hier ist jedoch im Vorfeld zu prüfen, ob die Zahlung des Mitgliedsbeitrages haushaltsrechtlich zulässig ist
  • Probandenvergütungen
  • Fahrtkostenerstattungen bei Erledigung von Dienstgeschäften innerhalb Berlins (10€-Grenze gilt hier ebenfalls)

Die Ausnahmeregelegungen schließen nicht die vergaberechtlichen Vorgaben (z. B. formloser Preisvergleich) aus, diese sind in jedem Falle bindend.

 

Erstattungsformular
  • Auf dem Erstattungsformular ist neben dem Namen die SAP-Partnernummer des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin anzugeben, der/die Erstattung beantragt. Diese setzt sich zusammen aus HR00 gefolgt von der Personalnummer, die der Gehaltsabrechnung entnommen werden kann.
  • Die IBAN muss nicht mehr eingetragen werden, es werden immer die Daten aus dem Personalstammdatensatz verwendet
  • Zusätzliche Unterlagen wie Quittungen und Belege sind auf DIN A4-Papier zu kleben, falls sie nicht schon diesem Format entsprechen. Gegebenenfalls ist zudem ein Zahlungsnachweis beizufügen. Dieser ist nicht notwendig, wenn durch die eingereichten Belege/Quittungen die erfolgte Zahlung erkennbar ist.
  • Außer bei zeitkritischen Notbeschaffungen/Havarien muss immer der Nachweis der vorherigen Kommunikation und Genehmigung der Sachbearbeitung HH/P der Fakultätsverwaltung angehängt werden. Dies umfasst auch die o.a. Standardfälle (Mitgliedsbeiträge etc.).
  • Formular