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Humboldt-Universität zu Berlin - Philosophische Fakultät

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Besetzung von Stellen für wissenschaftliches und nichtwissenschaftliches Personal

Die nachfolgenden Ausführungen gelten für alle Mitarbeiter/innen, Angestellte, Arbeiter/innen und Beamt/innen (außer Hochschullehrer) gleichermaßen. Hinweise zur Besetzung von Stellen für studentische Hilfskräfte finden Sie hier.

Für weiterführende Informationen nutzen Sie bitte auch die Links auf der Homepage der Personalabteilung.

 

1. Zeitpunkt der Einleitung eines Stellenbesetzungsverfahrens

Der Antrag auf Ausschreibung einer freien Stelle sollte spätestens 2-3 Monate vor dem geplanten Besetzungstermin erfolgen.

 

2. Klärung der Besetzungs- und Finanzierungsoptionen
 

Ist die Finanzierung der Stelle durch Haushalts- oder Drittmittel gesichert?
  • Haushaltsstellen: Für die Neu- bzw. Wiederbesetzung muss neben einer freien Sollstelle auch das entsprechende finanzielle Personalkontingent vorhanden sein. (Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an die Fakul­tätsverwaltung.)
  • Drittmittelstellen: Für die Neu- bzw. Wiederbesetzung muss die schrift­liche Finanzierungszusage des jeweiligen Drittmittel­gebers vorliegen. In Ausnahmefällen kann in Abstimmung mit dem Servicezentrum Forschung (SZF) auch schon vorher eine Ausschreibung eingeleitet werden, wenn sicher ist, dass das entsprechende Bewilligungsschrei­ben in Kürze eintreffen wird.
Handelt es sich um ein neues/verändertes Aufgabengebiet für nichtwissenschaftliches Personal oder für unbefristetes wiss. Personal im Angestellten­verhältnis? In diesem Fall muss in der Regel eine so genannte BAK (Beschreibung des Aufgabenkreises) erstellt werden. Wenden Sie sich bitte im Vorfeld an die Fakultätsverwal­tung.

3. Ausschreibung der Stelle


Wie muss ich die Ausschrei­bung einer Stelle beantra­gen?

Antragsformulare finden Sie auf der Homepage der Personalabteilung:

Von der Beschäftigungsstelle sind der obere Teil der Vor­derseite und die Rückseite mit dem Ausschreibungstext auszufüllen. Letzterer sollte möglichst knapp und präzise formuliert sein.

Als Bewerbungsfrist sollten mindestens 3 Wochen vorge­sehen werden, in der vorlesungsfreien Zeit 4-6 Wochen!

Das Antragsformular ist durch die/den jeweilige/n Dienst­vorgesetzte/n sowie die zuständige dezentrale Frauenbe­auftragte zu unterschreiben und dann an die Fakultäts­verwaltung weiterzugeben.

Bitte vergessen Sie nicht, bei Haushaltsstellen die „Erklä­rung zur Richtlinie akademischer Mittelbau“ beizulegen und bei Drittmittelstellen anzugeben, inwieweit die Befristungsdauer mit der Projektdauer übereinstimmt.
Was ist zu beachten, wenn Stellen befristet ausge­schrieben werden?

Befristungsregelungen für das wiss. Personal

Die Befristung von Arbeitsverträgen für das wiss. Personal ist im „Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)“ geregelt. Mit der Novelle dieses Gesetzes im Jahr 2016 wurde die bisherige sachgrundlose Befristung für haus­haltsfinanzierte wiss. Mitarbeiter/innen ersetzt durch die Verpflichtung, für die Einstellung oder auch Weiterbe­schäftigung ein konkretes Qualifizierungsziel anzugeben und daraus eine angemessene Beschäftigungsdauer abzuleiten.

Da zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht klar ist, welche „Vorgeschichte“ eine künftige Bewerberin oder ein künftiger Bewerber mitbringt, ist für die Ausschreibung selbst im Regelfall von der max. Befristungsdauer des angestrebten Qualifikationsziels auszugehen (Promotion oder Habilitation).

Bei drittmittelfinanziertem wiss. Personal ist die Befristung an die Projektlaufzeit gebunden und darf diese im Regel­fall nicht unterschreiten.

Zur Anwendung der Novelle des WissZeitVG hat die Präsi­dentin eine Richtlinie erlassen (Siehe: https://www.personalabteilung.hu-berlin.de/rechtliche-grundlagen/richtlinie-des-praesidenten-zur-beschaeftigung-des-befristeten-akademischen-mittelbaus-nach-der-novelle-des-wisszeitvg )

Befristungsregelungen für das nichtwiss. Personal:

Sofern für eine Stelle des nichtwissenschaftlichen Perso­nals eine befristete Beschäftigung erforderlich wird, muss ein sachlicher Befristungsgrund nach Teilzeit- und Befris­tungsgesetz (z.B. Vertretungseinstellung, Wegfall der Aufgabe nach dem Befristungszeitraum) angegeben werden. Das WissZeitVG gilt hierfür explizit nicht!
Was ist bei englischspra­chigen Ausschreibungen zu tun?

Englischsprachige Stellenausschreibungen sind prinzipiell möglich, allerdings sind hierzu gleichzeitig deutschspra­chige Textversionen vorzulegen. Die Veröffentlichung auf der HU-Homepage erfolgt in deutscher und englischer Sprache.

Für Standardpassagen, die in allen HU-Stellenanzeigen verwendet werden, finden Sie auf der Homepage der Personalabteilung englischsprachige Textbausteine. (Link)
Wann und wo erfolgt die Ausschreibung?

Online-Ausschreibungen

HU-intern erfolgt die Ausschreibung von Stellen auf der HU-Homepage jeweils freitags (nach Bestätigung des Aus­schreibungsantrags durch den Personalrat des Hochschul­bereiches).

Sollten Sie externe online-Portale Ihrer jeweiligen Fach-Community nutzen, darf die Anzeige (mit identischen Angaben) erst nach Veröffentlichung auf der Homepage der HU erfolgen.

Ausschreibungen in Printmedien

Wenn die Ausschreibung auch in Printmedien extern ver­öffentlicht werden soll, müssen Sie dies auf dem Aus­schreibungsantrag explizit angeben. Im Interesse der sparsamen Mittelverwendung erfolgt die Veröffentlichung in Printmedien generell als Kastenanzeige mit Kurztext (max. 320 Zeichen im gekürzten Aufgabengebiet) unter Anbringung eines QR-Codes mit Verweis zum Volltext auf der Homepage der Personalabteilung. Die erforderlichen 2 Textversionen (1x Volltext für die Homepage und Online-Veröffentlichungen und 1x Kurztext (gekürztes Aufgaben­gebiet - max. 320 Zeichen)) sind von den Bereichen mit Antragstellung vorzulegen. Für die Kurztextversion ist ausschließlich die Rückseite des jeweiligen Ausschrei­bungsvordrucks zu verwenden.
Wie sind Ausschreibungen in kostenpflichtigen Medien zu finanzieren?

Bei Ausschreibungen für Drittmittelstellen:

Bei beabsichtigten Beschäftigungen zu Lasten von Dritt­mitteln sind auch die Ausschreibungskosten zu Lasten der Drittmittel zu tragen.

Bei Ausschreibungen für Haushaltsstellen:

Bei beabsichtigten Beschäftigungen aus Haushaltsmitteln werden die Kosten der externen Veröffentlichung für jeweils EIN Printmedium aus zentralen Mitteln der HU getragen. Weitere kostenpflichtige Veröffentlichungen sind zu Lasten dezentraler Mittel des jeweiligen Bereiches möglich. (In derartigen Fällen wird das kostengünstigste Medium zu Lasten zentraler Haushaltsmittel finanziert.)

ACHTUNG: Für befristetes wiss. Personal und nichtwissen­schaftliches Personal unterhalb von EGr. 13 in „Die Zeit“ und die „Berliner  Morgenpost“ erfolgt keine Übernahme der Kosten aus zentralen Mitteln! Wird dies trotzdem gewünscht, muss der jeweilige Beschäftigungsbereich dies aus eigenen Mitteln finanzieren. Dies gilt ebenso, wenn anstelle der üblichen Kastenanzeige mit Kurztext eine Volltextanzeige geschaltet werden soll.
Was ist, wenn die Stelle nicht ausgeschrieben werden soll?

Alle neu oder wieder zu besetzenden Stellen sind auszuschreiben!

Ein Verzicht auf Ausschreibung ist nur in den folgenden definierten Einzelfällen möglich (siehe Protokollnotiz 1 der DV über Stellenausschreibungen und Stellenbesetzun­gen):

  1. Befristete Weiterbeschäftigungen bei unverändertem Aufgabengebiet
  2. Einstellung von Absolvent/innen der HU mit abgeschlossener wiss. Hochschulbildung im Bereich des befristeten wiss. Personals bis zu 12 Monaten nach der Beendigung des Studiums, sofern der beabsichtigte Beschäftigungsumfang sowie die Vertragslaufzeit im Einklang mit den Mindestregelungen der HU steht
  3. Übernahme von Auszubildenden auf ausbildungsadäquaten Stellen
  4. Übernahme von Personen, die namentlich in Berufungszusagen oder Bewilligungen fremdfinanzierter Projekte benannt sind
  5. Einstellungen auf die „eigene“ fremdfinanzierte Stelle
  6. Wechsel aus einem Stipendien- oder Doktorandenprogramm an der HU bei einer Einstellung im Bereich des befristeten wiss. Personals
  7. Vertretungseinstellungen, wenn zwischen dem Bekanntwerden und Wirkungsdatum weniger als 3 Monate liegen
  8. Befristete Arbeitszeiterhöhungen
  9. Befristete Einstellungen aus Fremd- und Sonderfinanzierungen (Gleichstellungsfonds, Innovationsfonds, BCP), wenn zwischen dem Eingang der schriftlichen Bewilligung oder Finanzierungsmitteilung in der Beschäftigungsstelle und Wirkungsdatum weniger als 3 Monate liegen.

 

In folgenden Fällen kann über den Weg einer vorgelager­ten Antragstellung beim Personalrat Hochschulbereich ein Einvernehmen über den Verzicht auf eine Ausschreibung hergestellt werden:

  1. Befristete Wiedereinstellungen nach einer kurzen Unterbrechungszeit von bis zu drei Monaten
  2. Bbefristeten Übernahme von Personen, die zwar nicht namentlich in Berufungszusagen benannt sind, bei denen aber eine bereits bestehende Zusammenarbeit mit der neu berufenen Hochschullehrerin/ dem neu berufenen Hochschullehrer gegeben ist
  3. Befristeten Einstellung von Personen, die maßgeblich an den Vorarbeiten eines fremdfinanzierten Projektes beteiligt waren
  4. Befristeten Vertretungseinstellungen, wenn zwischen Bekanntwerden und Wirkungsdatum mindestens drei Monate liegen
  5. Befristeten Einstellung/Übernahme von Beschäftigten, bei denen eine bereits bestehende Zusammenarbeit mit dem einstellenden Bereich nachgewiesen wird
  6. Befristeten Einstellung von Lehrbeauftragten, freien Mitarbeiter/innen oder sonstigen Honorar- und Hilfskräften, sowie Zeitarbeitskräften, bei denen eine bereits bestehende Zusammenarbeit mit dem einstellenden Bereich nachgewiesen wird
  7. Besetzung von höherwertigen Stellen mit Beschäftigten, die im Rahmen von Personalentwicklungsmaßnahmen entsprechende Qualifizierungen durchlaufen haben, sofern die Maßnahme vorab mit dem Personalrat abgestimmt wurde
  8. Rückgriff auf eine Ausschreibung, die nicht länger als sechs Monate zurückliegen sollte
Der Personalrat informiert über sein Votum i.d.R. per Mail. Bei Zustimmung fügt der Bereich diese Mail dem Einstellungsvorgang als Anlage hinzu.

4. Auswahlverfahren/Vorstellungsgespräche


Was ist zu tun, wenn die Bewerbungen eingehen?

Jede Bewerbung ist mit Eingangsdatum in einer Liste zu erfassen und auf Vollständigkeit sowie Erfüllung der for­malen Einstellungsvoraussetzungen (gemäß Anforde­rungen im Ausschreibungstext) zu prüfen.

Jede/r Bewerber/in erhält eine Eingangsbestätigung, die ggf. schon die Einladung zum Vorstellungsgespräch bein­halten kann.

Auf der Homepage der Personalabteilung finden Sie einen Leitfaden zur Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern (siehe: https://www.personalabteilung.hu-berlin.de/themen-a-z/referat-iii-c/bewerberauswahl-leitfaden )

 

Bewerbung von Schwerbehinderten:

Sollte in Bewerbungen auf eine Schwerbehinderung hin­gewiesen werden, ist der Schwerbehindertenbeauftragte SOFORT in das Auswahlverfahren einzubinden! Parallel ist auch der Personalrat des Hochschulbereiches zu infor­mieren. Hierfür gibt es ein Formular „Information über den Eingang von Bewerbungen schwerbehinderter Menschen“ (Link)

Ist den Bewerbungsunterlagen zu entnehmen, dass die/der Schwerbehinderte die Anforderungen lt. Aus­schreibung offensichtlich nicht erfüllt und dass daher keine Einladung zum Vorstellungsgespräch stattfinden soll, ist die fehlende fachliche Eignung schriftlich zu erläutern. Diese Erläuterung ist mit Kopien der Bewer­bungsunterlagen der/des Schwerbehinderten umgehend der Schwerbehindertenvertretung mit der Bitte um Prüfung und Stellungnahme zu übergeben.

Diese Abstimmung gemäß § 2 (2) Integrationsvereinba­rung der HU ist vor Beginn der Bewerbungsgespräche ein­zuleiten, um Einvernehmen mit der Schwerbehinderten­vertretung herzustellen, dass die/der Schwerbehinderte nicht eingeladen wird.
Wie sollte die Auswahl von Bewerber/innen für Vorstellungsgespräche erfolgen?

In jedem Fall sollten klare Auswahlkriterien definiert wer­den, die dem Ausschreibungstext entsprechen. Diese Kriterien sind in der Begründung zur Auswahl explizit auf­zuführen. Es hat sich als zweckmäßig erwiesen, hierfür eine Tabelle anzufertigen, in der für jede Bewerbung mit „+“oder „-„ die Erfüllung der definierten Kriterien doku­mentiert wird.

Spezifik von Hausbewerbungen:

Sofern Hausbewerbungen (von befristeten und unbefris­teten Beschäftigten der HU, in Vollzeit- oder Teilzeitver­trägen, auch Azubis), Bewerbungen von Schwerbehinder­ten oder von Dauerstelleninhaber/innen der anderen Berliner Hochschulen (Personalüberhang) vorliegen, sind diese Bewerber/innen einzuladen. Eine Einladung ist nur dann entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensicht­lich fehlt. Kriterium hierfür sind die Anforderungen im Ausschreibungstext.

Über eine Nichteinladung von Hausbewerber/innen ist VOR den Vorstellungsgesprächen Einvernehmen mit dem Personalrat Hochschulbereich herzustellen. Bei schwerbe­hinderten Bewerber/innen muss dies gegenüber der Schwerbehindertenvertretung erfolgen (siehe oben).

Spezifik von Bewerbungen Schwerbehinderter:

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber sind grundsätzlich einzuladen. Nach § 82 SGB IX ist eine Ein­ladung entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offen­sicht­lich fehlt. Davon ist nur dann auszugehen, wen die Person die im Ausschreibungstext benannten Anforde­rungen eindeutig nicht erfüllt. Es reicht NICHT aus, dass die fach­liche Eignung im Vergleich zu anderen Bewerbe­rinnen und Bewerbern zweifelhaft erscheint. In diesen Fällen MUSS eine Einladung erfolgen.

Voraussetzung für eine Nichteinladung ist darüber hinaus das Einvernehmen zwischen dem Beschäftigungsbereich, der Schwerbehindertenvertretung und dem Personalrat.

Spezifik von Beschäftigungsbereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind:

In diesen Bereichen sind entweder alle Bewerberinnen einzuladen oder mindestens ebenso viele Frauen wie Männer, sofern sie die in der Ausschreibung vorgegebene Qualifikation für die Stelle besitzen.
Wer ist zu Vorstellungs­gesprächen einzuladen?

Neben den ausgewählten Bewerber/innen und der/dem künftigen Vorgesetzten sind zum Vorstellungsgespräch mindestens auch der Personalrat des Hochschulbereiches der HU sowie die zuständige dezentrale Frauenbeauftragte einzuladen. Diese Einladungen sollten mindestens eine Woche vor den Gesprächsterminen schriftlich erfolgen.

Bewerbung von Schwerbehinderten:

Sofern schwerbehinderte Bewerber/innen eingeladen sind, ist auch der Schwerbehindertenbeauftragte in die Aus­wahlgespräche einzubinden!
Was ist bei den Auswahlgesprächen zu beachten?

An den Auswahlgesprächen sollten immer mehrere Perso­nen beteiligt werden. Dies fördert zum einen die Objektivität der Auswahlentscheidung und schützt zum anderen die auswählenden Personen durch Anwesenheit von Zeugen vor dem Vorwurf der benachteiligenden Behandlung.

Ablauf und Form des Auswahlgesprächs sind nicht stan­dardisiert. Es kann als klassisches Vorstellungsgespräch, Einzel- oder Gruppengespräch, strukturiertes Auswahl­verfahren oder Assessment Centre durchgeführt werden und eine Arbeitsprobe oder Übung enthalten. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die Auswahlgespräche mit allen Bewerberinnen und Bewerbern einheitlich geführt werden. Im Auswahlgespräch sind nur Fragen zu­lässig, die in direktem Zusammenhang zur angestrebten Tätigkeit stehen.

Nach Beendigung der Auswahlgespräche, bestenfalls unmittelbar im Anschluss, erfolgt die Auswertung der gesammelten Erkenntnisse und die Auswahlentscheidung. Es ist sinnvoll, eine Rangfolge der für geeignet befunde­nen Bewerbungen zu erstellen, um sicherzustellen, dass bei Absagen ohne weitere Entscheidungsprozesse in der Liste fortgefahren werden kann.
Darf ich nach einer Aus­wahlentscheidung bereits über deren Inhalt infor­mieren?

Die ausgewählte Person wird durch den auswählenden Bereich über die Vorentscheidung informiert. Eine rechts­verbindliche Einstellungszusage kann jedoch erst nach Abschluss des kompletten Verfahrens, zu dem auch die Personalratsbeteiligung gehört, durch die Personalstelle gegeben werden.

Da insbesondere die eingeladenen Bewerberinnen und Bewerber in der Regel ein großes Interesse daran haben, das Ergebnis der Vorstellungsgespräche zu erfahren, soll­ten sie über die Vorentscheidung informiert werden, aller­dings ohne diese Entscheidung zu näher begründen oder die Namen anderer Bewerberinnen und Bewerber zu nennen.

5. Antrag auf Einstellung und Abschluss des Verfahrens


Was muss ich nach Abschluss der Auswahlent­scheidung tun, um die Einstellung zu beantragen?

Antragsformulare finden Sie auf der Homepage der Perso­nalabteilung:

Durch den Antragsteller ist ausschließlich die Seite 1 des Formulars auszufüllen und links unten zu unterzeichnen. Bitte vergessen Sie nicht die Angaben zur Finanzierung (OKZ, Stellennummer oder Angaben zum Drittmittel­projekt) sowie die Daten zum Ausschreibungsprozess (Zahl der eingegangenen Bewerbungen, davon Frauen, Hausbewerbungen usw.). Das Antragsformular ist – nach Unterschrift durch die zuständige dezentrale Frauenbe­auftragte - mit folgenden Anlagen an die Fakultätsver­waltung einzureichen:

  • Liste aller eingegangenen Bewerbungen (s.o.), ggf. in Verbindung mit einer Tabelle, die die Erfüllung von Auswahlkriterien dokumentiert
  • Begründung der Auswahl durch die/den spätere/n Dienstvorgesetzte/n (kurze Beschreibung des Auswahlverfahrens und Begründung der Auswahl)
  • Ausschreibungstext
  • Ggf. Kopie der Zustimmung des Personalrates zu einer Nichtausschreibung
  • Kopie der Einladungsschreiben an den Personalrat, an die zuständige dezentrale Frauenbeauftragte und ggf. die Schwerbehindertenvertretung
  • Persönliche Unterlagen der/s ausgewählten Bewer­bers/in (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnis­kopien, bei wiss. Mitarbeiter/innen insbesondere Nachweis des Hochschulabschlusses)

ACHTUNG: Der Personalfragebogen sowie weitere persönliche bzw. personalrechtlich wichtige Unter­lagen werden von der HU-Personalstelle übergeben.

  • Bei wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen: Erklärung zu Promotions- und Beschäftigungszeiten (Link)
  • Bei haushaltsfinanzierten wiss. Mitarbeiter/innen: Erklärung zur Richtlinie akademischer Mittelbau (Link)
Falls solche eingegangen sind, müssen Bewerbungen von HU-Hausbewerber/innen, von Dauerstellen­inhaber/innen anderer Berliner Hochschulen sowie von Schwerbehinderten beigelegt werden
Was ist nach erfolgreicher Einstellung noch zu tun?

Nach Abschluss des kompletten Auswahlverfahrens sind alle Bewerber/innen über dessen Ergebnis schriftlich zu informieren.

ACHTUNG: Um im Streitfall der Beweislast nachkommen zu können, ist der diskriminierungsfreie Entscheidungs­prozess zu dokumentieren. Hierfür ist es ggf. erforderlich, die Bewerbungsunterlagen der betroffenen Kandidat/innen vor Gericht vorzulegen. Insofern sind die eingereichten Unterlagen bis 5 Monate nach der schriftlichen Informa­tion an alle Bewerber/innen über den Ausgang des Ver­fahrens datenschutzgerecht aufzubewahren. Erst danach können Kopien vernichtet oder eventuelle Originale zurück gesandt werden.
Hier finden Sie eine pdf-Version des Verfahrens: Checkliste zur Neu-/Wiederbesetzung von Stellen für wissenschaftliches und nichtwissenschaftliches Personal

 

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