Humboldt-Universität zu Berlin - Sprach- und literaturwissenschaftliche Fakultät

Vor Ort

Voraussichtlich ab September (für das WiSe) bzw. ab Januar (für das SoSe) wird für euch das Auslandssemester beginnen. Die Förderung wird in zwei Raten ausgezahlt. Hierfür müsst ihr alle von euch geforderten Unterlagen einreichen.

 

1. Unterschriebenes Grant Agreement

2. Die erste Stipendienrate

2.1 Infos zu den Dokumenten

Confirmation of Registration

Learning Agreement

2.2. Abgabe der Dokumente (wann und wie)

2.3 Auszahlung der Stipendienrate

2.4 Hinweise Reisekostenpauschale, Green Travel & Social Top Up

3. Verlängerung des Auslandsaufenthalts

 

1. Unterschriebenes Grant Agreement

  • Das Grant Agreement (der Vertrag zwischen euch und der HU zu Erasmus+) muss vor Beginn eures Auslandsaufenthalts vollständig unterschrieben sein.
  • Während der Vorbereitung eures Aufenthalts solltet ihr euer Grant Agreement von uns per Mail zum Unterschreiben erhalten haben. Dieses solltet ihr dann per Mail wieder an uns schicken, damit auch von Seiten der HU unterschrieben werden kann. Auf unserer Seite "Hinweise zum Ablauf von Erasmus - Vor der Abreise" findet ihr weitere Infos zum Grant Agreement.
  • Nachdem euer Grant Agreement auch von Seiten des zentralen International Office der HU unterschrieben wurde, erhaltet ihr das Dokuments per Mail von uns. 
    • Diese PDF müsst ihr NICHT nochmal per Mail an uns und Cornelia Marx zurückschicken!! Euer Grant Agreement liegt Frau Marx und uns ja bereits vor. 

 

2. Die erste Stipendienrate

Die erste Rate des Erasmus-Stipendiums (70 %) wird zu Beginn eures Auslandsstudiums ausgezahlt. Zusätzlich wird mit der ersten Rate auch das Social Top Up (sofern ihr das bekommt) ab dem WiSe 25/26 die Reisekostenpauschale (Standard) ausgezahlt.

 

Voraussetzung für Auszahlung ist das Einreichen/Vorliegen bestimmter Dokumente:

  • Unterschriebenes Grant Agreement (liegt bereits vor, wenn wir das Original mit eurer Unterschrift erhalten haben und muss nicht nochmal abgegeben werden!)
  • Confirmation of Registration (CoR)
  • Learning Agreement (LA) – vollständig unterschrieben/genehmigt

 

► 2.1 Infos zu den Dokumenten:

  • Confirmation of Registration (CoR): 
    • Hierbei handelt sich um ein Formular, welches die Ankunft und den Beginn der Kurse an der Partneruni bestätigt. Es wird von eurer Partneruni unterschrieben.
    • Die Vorlage für das Dokument findet ihr als Anlage II eures Grant Agreements oder auf unserer Website bei Downloads.
      • Ggf. verwendet eure Partneruni eigene Dokumente und es heißt dann z.B. Certificate of Arrival. Achtet dann darauf, dass alle notwendigen Angaben (siehe HU Vorlage) vorhanden sind, vor allem das Startdatum der Kurse/Orientation an der Partneruni.
      • Am besten verwendet ihr die HU-Vorlage, denn da geht ihr auf Nummer sicher, dass alle notwendigen Angaben da sind.
    • Für Studierende, die ein Auslandssemester in der Schweiz machen: Hier gibt es ein ähnliches Dokument, welches ebenfalls auf unserer Website bei Downloads zu finden ist.
Learning Agreement (LA):
  • In der Regel habt ihr vor Beginn eures Auslandssemester eure Kurse ausgewählt, diese mit eurer Studienfachberatung an der HU abgestimmt und ein erstes Learning Agreement angelegt.
    • Bitte beachtet ggf. nochmal unsere Hinweise zur Erstellung eures DiLA!
    • Und bitte denkt ebenfalls daran, dass ihr 25-30 ECTS pro Semester als Vollzeitstudierende erbringen sollt!
    • Für Studierende, die ein Auslandssemester in der Schweiz machen: Hier gibt es ein ähnliches Dokument, welches ebenfalls auf unserer Website bei Downloads zu finden ist.
  • Euer vollständig unterschriebenes/genehmigtes DiLA speichert ihr abschließend als PDF ab.
    • Ihr müsst euer DiLA als PDF speichern. Es liegt den für die Auszahlung zuständigen Personen nicht automatisch vor, nur weil es in einer Plattform der HU erstellt wurde!
    • Hinweis für Studierende mit zwei Auslandssemestern (WiSe + SoSe): Ihr erstellt ein LA für beide Semester. Für Kurse des zweiten Semesters nehmt ihr Korrekturen an eurem DiLA vor und lasst es von den verantwortlichen Personen genehmigen.

 

► 2.2 Abgabe der Dokumente (wann und wie)

  • Euer Learning Agreement gebt ihr VOR Beginn eures Ausalndssemesters ab, sobald es vollständig genehmigt ist.
  • Eure Confirmation of Registration gebt ihr so schnell wie möglich nach Studienbeginn an der Partneruni ab.
  • Ihr sendet die Dokumente (CoR + LA) als PDF per Mail an Cornelia Marx und uns in einer E-Mail.
    • cornelia[dot]marx[at]hu-berlin[dot]de
    • outgoing[dot]sprachlit[at]hu-berlin[dot]de
  • Ihr seid selbst dafür verantwortlich die Dokumente rechtzeitig einzureichen!
  • Sollte es zu Verspätungen bei der Abgabe der Dokumente geben, informiert bitte Frau Marx (uns uns in cc) darüber.
  • Für Studierende mit Auslandssemester in der Schweiz: Ihr sendet die Dokumente (LA, Confirmation of Registration) nur an uns (outgoing[dot]sprachlit[at]hu-berlin[dot]de).

 

► 2.3 Auszahlung der Stipendienrate

  • Wenn all diese genannten Formalitäten erledigt sind, erhaltet ihr die erste Rate und könnt euch auf euer Studium vor Ort konzentrieren.
  • Auszahlungen werden ausschließlich von der Abteilung Internationales (Frau Marx) vorgenommen! Bei Fragen dazu, wann die Auszahlung der Stipendienrate erfolgt bzw. wenn es Probleme damit gibt, wendet euch bitte an Frau Marx.
  • Bitte beachtet auch, dass jede Auszahlung einzeln von Frau Marx angewiesen werden muss. Daher kann es ggf. zu Wartezeiten kommen, wenn zeitgleich viele Studierende ihre Dokumente Einreichen oder es z.B. Feiertage gibt. Bitte habt also etwas Geduld, nachdem ihr eure Dokumente eingereicht habt.
    • In der Regel erhaltet ihr nach Einreichen der Dokumente KEINE Rückmeldung von uns oder Frau Marx. 
    • Wie lange dauert es, bis die Auszahlung nach Einreichen der Dokumente erfolgt? Das können wir euch leider nicht sagen. Es handelt sich bei Anweisung der Auszahlung um einen manuellen Prozess, der von Frau Marx für die ganze HU (und nicht nur unserer Fakultät) erledigt wird.
      • Daher informieren wir euch bereits frühzeitig darüber: dass das Erasmus-Stipendium nicht sofort bereit steht, es nicht monatlich gezahlt wird, es nicht alle Lebenshaltungskosten decken kann, sondern eine finanzielle Unterstützung darstellt und ihr euch eigenständig um ausreichend finanzielle Mittel kümmern solltet. 
    • Wie lange sollt ihr Geduld haben? Auch das können wir nicht pauschal beantworten. Es hängt stark davon ab, wie viele Studierende der HU gleichzeitig ihre Dokumente einreichen und wie lange es dadurch dauert, bis ihr an der Reihe seid. Ein gutes Maß für Nachfragen (in verschiedenen Lebenslagen): etwa 2 Wochen warten, bis man das erste Mal nachfragt.
  • Sollte es zu Verspätungen bei der Abgabe der Dokumente gekommen sein: Die Auszahlung der Stipendienrate kann erst erfolgen, wenn alle Dokumente vorliegen. >> Verspätet sich das Einreichen, versptätet sich auch die Auszahlung.
  • Für Studierende mit Auslandssemester in der Schweiz: Bitte denkt daran, dass euer Aufenthalt nicht mit Erasmus gefördert wird, sondern von einem eigenen Progamm der Schweiz (SEMP). Die Förderung kommt von der Schweiz und wird von euren Partnerunis ausgeszahlt. Alle notwendigen Infos zur Förderung erhaltet ihr von euren Partnerunis.

 

► 2.4 Hinweise Reisekostenpauschale, Green Travel und Social Top Up

  • Die Reisekostenpauschale (Standardsatz) wird mit der ersten Erasmus-Stipendienrate ausgezahlt. Um die höhere Reisekostenpauschale (Green Travel) bei Nutzung umweltfreundlicher Verkehrsmittel für An- und Abreise zur Partneruni zu erhalten, müsst ihr nachweisen, dass ihr "grün" gereist sein. Reicht dazu je nach erfolgter Reise eure Tickets bei Cornelia Marx ein.
  • Wenn ihr das Social Top Up erhaltet, wird dies ebenfalls mit der ersten Stipendienrate ausgezahlt.
  • Bei Fragen zur Auszahlung wendet euch bitte an Cornelia Marx.

 

 

3. Verlängerung des Auslandsaufenthaltes

► 3.1 Verlängerung: nach dem WiSe noch das SoSe

Solltet ihr euren Aufenthalt innerhalb desselben Akadmischen Jahres  gerne um ein weiteres Semester verlängern wollen (nach dem Winteresemester noch das Sommersemester), ist Folgendes zu beachten:

  • Da unsere Platzkontingente i.d.R. ausgeschöpft sind, muss die PU einer Verlängerung zustimmen.
  • Zudem können wir keine Förderung für das zweite Semester garantieren, da die Mittel im Vorhinein verteilt werden. Je früher ihr euch um eine Verlängerung kümmert, desto wahrscheinlicher ist es, dass ihr auch für das zweite Semester eine Förderung erhaltet.
  • Sollte keine Förderung für das verlängerte Semester möglich sein, ist der Aufenthalt jedoch trotzdem möglich. Der Erasmus-Rahmen bleibt bestehen und bis auf die finanzielle Förderung bleiben alle Bedingungen gleich. Das heißt es müssen ebenfalls alle Dokumente eingereicht und 25-30 ECTS in dem Semester erbracht werden.
  • In jedem Fall muss ein Verlängerungsantrag bis spätestens vier Wochen vor Ende des Wintersemesters an der PU gestellt werden. (Also i.d.R. im Dezember oder Januar, das Semesterende der HU ist nicht entscheidend!) eingereicht werden. Bitte beachte aber auch, ob deine PU eigene Fristen für die Beantragung einer Verlängerung hat und halte diese ein.
  • Das Formular muss von der PU, dem Internationalen Büro der Sprach- und literaturwissenschaftlichen Fakultät sowie von der Abteilung Internationales (in dieser Reihenfolge) unterschrieben werden.

 

► 3.2 Verlängerung: nach dem SoSe noch das WiSe

Bei einem Verlängerungswunsch vom Sommersemester auf das folgende Wintersemester müsst ihr euch wieder regulär um einen Platz bewerben (Frist bis 31. Januar), da beim Wintersemester ein neues Akademisches Jahr beginnt und Plätze immer pro akademischem Jahr vergeben werden.