Humboldt-Universität zu Berlin - Sprach- und literaturwissenschaftliche Fakultät

Vor Ort

Voraussichtlich ab September (für das WiSe) bzw. ab Januar (für das SoSe) wird für euch das Auslandssemester beginnen. Die Förderung wird in zwei Raten ausgezahlt. Hierfür müsst ihr alle von euch geforderten Unterlagen einreichen.

 

1. Unterschriebenes Grant Agreement

2. Die erste Stipendienrate

2.1 Infos zu den Dokumenten

Online-Sprachtest (vorerst ausgesetzt)

Confirmation of Registration

Finales Learning Agreement

2.2. Abgabe der Dokumente (wann und wie)

2.3 Auszahlung der Stipendienrate

2.4 Hinweise Reisekostenpauschale, Green Travel & Social Top Up

3. Verlängerung des Auslandsaufenthalts

 

1. Unterschriebenes Grant Agreement

  • Das Grant Agreement (der Vertrag zwischen euch und der HU zu Erasmus+) muss vor Beginn eures Auslandsaufenthalts vollständig unterschrieben sein.
  • Während der Vorbereitung eures Aufenthalts solltet ihr euer Grant Agreement von uns per Mail zum Ausdrucken und Unterschreiben erhalten haben. Dieses solltet ihr dann per Post an uns schicken, damit auch von Seiten der HU unterschrieben werden kann. Auf unserer Seite "Hinweise zum Ablauf von Erasmus - Vor der Abreise" findet ihr weitere Infos zum Grant Agreement.
  • Nachdem euer Grant Agreement auch von Seiten des zentralen International Office der HU unterschrieben wurde, erhaltet ihr einen Scan des Dokuments per Mail von uns. 
    • Diesen Scan müsst ihr NICHT nochmal per Mail an uns und Cornelia Marx zurückschicken. Das Original liegt Frau Marx dann bereits vor und den Scan hattet ihr ja von uns erhalten. 

 

2. Die erste Stipendienrate

Die erste Rate des Erasmus-Stipendiums (70 %) wird zu Beginn eures Auslandsstudiums ausgezahlt. Zusätzlich wird mit der ersten Rate auch das Social Top Up (sofern ihr das bekommt) ab dem WiSe 25/26 die Reisekostenpauschale (Standard) ausgezahlt.

 

Voraussetzung für Auszahlung ist das Einreichen/Vorliegen bestimmter Dokumente:

  • Unterschriebenes Grant Agreement (liegt bereits vor, wenn wir das Original mit eurer Unterschrift erhalten haben und muss nicht nochmal abgegeben werden!)
  • Online-Sprachtest (OLS) der „EU-Academy“ in der Hauptunterrichtssprache (vorerst ausgesetzt)
  • Confirmation of Registration (CoR)
  • Learning Agreement (LA) – final, ggf. inklusive Änderungen

 

► 2.1 Infos zu den Dokumenten:

  • Online-Sprachtest in der Hauptunterrichtssprache:
    • Ihr erhaltet vor Studienbeginn einen Link per Mail (an die Mail-Adresse, die ihr bei eurer Bewerbung angegeben hattet). Dieser Link wird durch die EU versendet – wir erhalten lediglich die Information, dass er versendet wurde. Der Sprachtest ist verpflichtend und dient vor allem statistischen Zwecken.
    • Die Hauptunterrichtssprache ist diejenige Sprache, in der ihr mehr als 50% der Kurse besuchen werdet. Diese steht auch auf eurem Grant Agreement. Solltet ihr auf mehreren Sprachen studieren, müsst ihr nur einen Test in der Hauptunterrichtssprache machen. (vorerst ausgesetzt)
  • Confirmation of Registration (CoR): 
    • Hierbei handelt sich um ein Formular, welches die Ankunft und den Beginn der Kurse an der Partneruni bestätigt. Es wird von eurer Partneruni unterschrieben (bzw. werden ebenfalls die Datumsangaben eingetragen).
    • Die Vorlage für das Dokument findet ihr als Anlage II eures Grant Agreements oder auf unserer Website bei Downloads.
      • Ggf. verwendet eure Partneruni eigene Dokumente und es heißt dann z.B. Certificate of Arrival. Achtet dann aber darauf, dass alle notwendigen Angaben (siehe HU Vorlage) vorhanden sind, vor allem das Startdatum der Kurse/Orientation an der Partneruni.
      • Am besten verwendet ihr die HU-Vorlage, denn da geht ihr auf Nummer sicher, dass alle notwendigen Angaben da sind.
    • Für Studierende, die ein Auslandssemester in der Schweiz machen: Hier gibt es ein ähnliches Dokument, welches ebenfalls auf unserer Website bei Downloads zu finden ist.
  • Finales Learning Agreement (LA):
    • In der Regel habt ihr schon vor Beginn eures Auslandssemester eure Kurse ausgewählt, diese mit eurer Studienfachberatung an der HU abgestimmt und dann auch ein erstes Learning Agreement angelegt.
      • Bitte beachtet ggf. nochmal unsere Hinweise zur Erstellung eures DiLA!
      • Und bitte denkt ebenfalls daran, dass ihr 25-30 ECTS pro Semester als Vollzeitstudierende erbringen sollt!
      • Für Studierende, die ein Auslandssemester in der Schweiz machen: Hier gibt es ein ähnliches Dokument, welches ebenfalls auf unserer Website bei Downloads zu finden ist.
    • Häufig gibt es nach Semesterbeginn an der Partneruni nochmal Änderungen bei Kursen und damit auch Änderungen an eurem LA. Sollte es keine Änderungen bei euren Kursen gegeben haben, müsst ihr natürlich auch keine Änderungen an eurem LA vornehmen, sondern gebt das bestehende Dokument ab.
    • Bei Änderungen müssen erneut alle Personen das LA unterschreiben (Studierende, Studienfachberatung HU, Koordinator an PU).
      • Sollte eure Partneruni kein digitales LA benutzen, verwendet ihr die PDF-Formular-Version. Hier werden Änderungen im Abschnitt „Während der Mobilitätsmaßnahme“ eintragen und auch erneut alle Unterschriften eingeholt. (Nutzt auch hier unsere Hinweise zur Erstellung eures DiLA)
    • Euer vollständig unterschriebenes/genehmigte LA speichert ihr abschließend als PDF ab.
    • Hinweis für Studierende mit zwei Auslandssemestern (WiSe + SoSe): Ihr erstellt für jedes Semester ein eigenes LA und gebt dies zu Beginn des jeweiligen Semesters ab. Im zweiten Semester müsst ihr dann keine weiteren Dokumente abgeben, nur das LA. Es ist daran auch keine Stipendien-Auszahlung geknüpft. Diese gibt es zu Beginn und Ende des Auslandsaufenthalts.

 

► 2.2 Abgabe der Dokumente (wann und wie)

  • Eure Confirmation of Registration und euer Learning Agreement gebt ihr innerhalb der ersten 3 Wochen nach Studienbeginn an der Partneruni ab.
  • Ihr sendet die Dokumente als PDF per Mail an Cornelia Marx (cornelia[dot]marx[at]hu-berlin[dot]de) und uns (outgoing[dot]sprachlit[at]hu-berlin[dot]de) in einer E-Mail.
  • Ihr seid selbst dafür verantwortlich die Dokumente rechtzeitig einzureichen!
  • Sollte es zu Verspätungen bei der Abgabe der Dokumente geben, informiert bitte Frau Marx (uns uns in cc) darüber.
  • Für Studierende mit Auslandssemester in der Schweiz: Ihr sendet die Dokumente (LA, Confirmation of Registration) nur an uns (outgoing[dot]sprachlit[at]hu-berlin[dot]de).

 

► 2.3 Auszahlung der Stipendienrate

  • Wenn all diese genannten Formalitäten erledigt sind, erhaltet ihr die erste Rate und könnt euch auf euer Studium vor Ort konzentrieren.
  • Auszahlungen werden ausschließlich von der Abteilung Internationales (Frau Marx) vorgenommen! Bei Fragen dazu, wann die Auszahlung der Stipendienrate erfolgt bzw. wenn es Probleme damit gibt, wendet euch bitte an Frau Marx.
  • Bitte beachtet auch, dass jede Auszahlung einzeln von Frau Marx angewiesen werden muss. Daher kann es ggf. zu Wartezeiten kommen, wenn zeitgleich viele Studierende ihre Dokumente Einreichen oder es z.B. Feiertage gibt. Bitte habt also etwas Geduld, nachdem ihr eure Dokumente eingereicht habt.
    • In der Regel erhaltet ihr nach Einreichen der Dokumente KEINE Rückmeldung von uns oder Frau Marx. 
    • Wie lange dauert es, bis die Auszahlung nach Einreichen der Dokumente erfolgt? Das können wir euch leider nicht sagen. Es handelt sich bei Anweisung der Auszahlung um einen manuellen Prozess, der von Frau Marx für die ganze HU (und nicht nur unserer Fakultät) erledigt wird.
      • Daher informieren wir euch bereits frühzeitig darüber: dass das Erasmus-Stipendium nicht sofort bereit steht, es nicht monatlich gezahlt wird, es nicht alle Lebenshaltungskosten decken kann, sondern eine finanzielle Unterstützung darstellt und ihr euch eigenständig um ausreichend finanzielle Mittel kümmern solltet. 
    • Wie lange sollt ihr Geduld haben? Auch das können wir nicht pauschal beantworten. Es hängt stark davon ab, wie viele Studierende der HU gleichzeitig ihre Dokumente einreichen und wie lange es dadurch dauert, bis ihr an der Reihe seid. Ein gutes Maß für Nachfragen (in verschiedenen Lebenslagen): etwa 2 Wochen warten, bis man das erste Mal nachfragt.
  • Sollte es zu Verspätungen bei der Abgabe der Dokumente gekommen sein: Die Auszahlung der Stipendienrate kann erst erfolgen, wenn alle Dokumente vorliegen. >> Verspätet sich das Einreichen, versptätet sich auch die Auszahlung.
  • Für Studierende mit Auslandssemester in der Schweiz: Bitte denkt daran, dass euer Aufenthalt nicht mit Erasmus gefördert wird, sondern von einem eigenen Progamm der Schweiz (SEMP). Die Förderung kommt von der Schweiz und wird von euren Partnerunis ausgeszahlt. Alle notwendigen Infos zur Förderung erhaltet ihr von euren Partnerunis.

 

► 2.4 Hinweise Reisekostenpauschale, Green Travel und Social Top Up

  • Die Reisekostenpauschale (Standardsatz) wird mit der ersten Erasmus-Stipendienrate ausgezahlt. Um die höhere Reisekostenpauschale (Green Travel) bei Nutzung umweltfreundlicher Verkehrsmittel für An- und Abreise zur Partneruni zu erhalten, müsst ihr nachweisen, dass ihr "grün" gereist sein. Reicht dazu je nach erfolgter Reise eure Tickets bei Cornelia Marx ein.
  • Wenn ihr das Social Top Up erhaltet, wird dies ebenfalls mit der ersten Stipendienrate ausgezahlt.
  • Bei Fragen zur Auszahlung wendet euch bitte an Cornelia Marx.

 

 

3. Verlängerung des Auslandsaufenthaltes

► 3.1 Verlängerung: nach dem WiSe noch das SoSe

Solltet ihr euren Aufenthalt innerhalb desselben Akadmischen Jahres  gerne um ein weiteres Semester verlängern wollen (nach dem Winteresemester noch das Sommersemester), ist Folgendes zu beachten:

  • Da unsere Platzkontingente i.d.R. ausgeschöpft sind, muss die PU einer Verlängerung zustimmen.
  • Zudem können wir keine Förderung für das zweite Semester garantieren, da die Mittel im Vorhinein verteilt werden. Je früher ihr euch um eine Verlängerung kümmert, desto wahrscheinlicher ist es, dass ihr auch für das zweite Semester eine Förderung erhaltet.
  • Sollte keine Förderung für das verlängerte Semester möglich sein, ist der Aufenthalt jedoch trotzdem möglich. Der Erasmus-Rahmen bleibt bestehen und bis auf die finanzielle Förderung bleiben alle Bedingungen gleich. Das heißt es müssen ebenfalls alle Dokumente eingereicht und 25-30 ECTS in dem Semester erbracht werden.
  • In jedem Fall muss ein Verlängerungsantrag bis spätestens vier Wochen vor Ende des Wintersemesters an der PU gestellt werden. (Also i.d.R. im Dezember oder Januar, das Semesterende der HU ist nicht entscheidend!) eingereicht werden. Bitte beachte aber auch, ob deine PU eigene Fristen für die Beantragung einer Verlängerung hat und halte diese ein.
  • Das Formular muss von der PU, dem Internationalen Büro der Sprach- und literaturwissenschaftlichen Fakultät sowie von der Abteilung Internationales (in dieser Reihenfolge) unterschrieben werden.

 

► 3.2 Verlängerung: nach dem SoSe noch das WiSe

Bei einem Verlängerungswunsch vom Sommersemester auf das folgende Wintersemester müsst ihr euch wieder regulär um einen Platz bewerben (Frist bis 31. Januar), da beim Wintersemester ein neues Akademisches Jahr beginnt und Plätze immer pro akademischem Jahr vergeben werden.